10 VoIP Vorteile für Unternehmen

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Für viele Unternehmen ist der Übergang zur VoIP-Technologie die Gelegenheit, die mit den „alten“ Telefoniediensten einhergehenden Probleme zu überwinden und gleichzeitig die Erwartungen einer wechselnden Belegschaft zu erfüllen. In der Kommunikationswelt ist VoIP beliebt, denn die Technologie bietet zahlreiche Vorteile. Dennoch nehmen viele Unternehmen einige der wertvollsten Funktionen kaum wahr.

Zusätzlich zu Leistungsmerkmalen wie Anklopfen, Sprachnachrichten und kostenlose Telefonnummern, wartet VoIP mit einer Vielzahl weiterer Features auf, die Ihrem Unternehmen echte Vorteile bringen könnten:

1. Portierbarkeit

Zuerst einer der wichtigsten Pluspunkte für Unternehmen: VoIP ist extrem mobil. Das Protokoll für die Sprachübertragung via Internet ist weltweit verfügbar. Wenn du über eine schnelle Internet-Verbindung verfügst, kannst du dich ohne Weiteres mit deinem Telefon anmelden und Anrufe tätigen, überall und jederzeit.

2. Flexibilität

Wenn du ein VoIP-System installierst, kannst du dein normales Telefon weiter benutzen, entweder mit einem VoIP-Konverter oder einem VoIP-Telefonadapter – dieser ähnelt einem Memory Stick, der einfach eingesteckt wird. Ein VoIP-System bietet dir auch die Gelegenheit, eine eigene Telefonnummer zu erwerben, das heisst, wenn du aufs Internet zugreifen kannst, bist du auch für deine Gesprächspartner erreichbar, egal wo sie sich aufhalten.

3. „find-me-follow-me“-Anrufverteilung

Das perfekte Feature für Telearbeiter: mit „find-me-follow-me“ erstellst du eine Liste von Telefonnummern, welche die ankommenden Anrufe durchlaufen müssen, bevor sie an die Sprachbox übergeben werden. Bei einem eingehenden Anruf klingelt dein Geschäftstelefon zum Beispiel zweimal, anschliessend dein Handy auch zweimal und zuletzt deine Privatnummer.

4. Musik und Ansagen in der Warteschlange

Falls in deinem Unternehmen Anrufe häufig in Haltung genommen werden müssen, ist diese Funktion unverzichtbar, denn du willst deinen Anrufern ja weder Kaufhausmusik noch absolute Stille zumuten. Dank der Musik- und Ansagesteuerung bestimmst du selber, was deine Kunden während der Wartezeit hören.

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5. Bandbreitennutzung und Anrufdatenerfassung

Datenerfassung ist entscheidend, wenn ein Unternehmen erfahren will, wo es die Zeit und Energie seiner Mitarbeiter gewinnbringend einsetzen soll. Ein Cloud-gestützter, verwalteter VoIP-Service liefert Informationen über die Bandbreitennutzung und den Datenverbrauch über einen bestimmten Zeitraum. Anrufdaten geben Aufschluss über eingehende und abgehende Verbindungen in deinem Unternehmen, mit Angaben zu Gesprächsdauer, Call Centern, Zielen, usw.

6. Anruffilter

Der Anruffilter gehört ebenfalls zu diesen sehr nützlichen VoIP-Funktionen, die oft vergessen gehen. Aufgrund der Anrufidentifikation wird entschieden, was mit einem Anruf geschehen soll. Ruft zum Beispiel deine Frau an, wird der Anruf auf dein Handy weitergeleitet; stammt der Anruf von einem hartnäckigen Verkäufer, lässt du den Anruf ins Leere laufen.

7. Sprachgesteuerte Gespächspartnersuche

Dank moderner Spracherkennungssoftware sind VoIP-Systeme in der Lage, Sprachanweisungen des Anrufers auszuwerten und diesen an die gewünschte Abteilung oder Person oder an das entsprechende Untermenü weiterzuvermitteln. Das macht es für alle Beteiligten einfacher, mit der richtigen Person verbunden zu werden.

8. Konferenzfunktionen

Konferenzen auf VoIP-Basis sind eigentlich nichts Neues mehr, aber nicht alle nutzen die zahlreichen Funktionen, die damit einhergehen. In vielen Fällen kannst du eine Konferenzplattform aufsetzen, welche dir ermöglicht, Einladungen zu versenden oder bestimmte Teilnehmer stummzuschalten. Eine sehr hilfreiche Funktionalität, denn Online-Konferenzen werden rasch unübersichtlich, wenn sie nicht sauber gesteuert werden.

9. Bitte nicht stören

Diese Funktion tut genau das, was ihr Name sagt: sie sorgt dafür, dass du völlig ungestört bleibst. Ist sie eingeschaltet, erhalten Agententelefone vorübergehend keine Anrufe mehr, zum Beispiel während einer Sitzung, einer Konferenz oder sogar während der Mittagspause. Ausserdem kann dieses Feature so eingestellt werden, dass die Anrufe nicht einfach verloren gehen, sondern an ein anderes Ziel geleitet werden.

10. Skalierbarkeit

Und zu guter Letzt eine der besten Funktionen, mit der sich VoIP von der traditionellen Telefonie abhebt: VoIP-Systeme sind voll skalierbar und wachsen mit deinem Unternehmen mit. Bei einer konventionellen Telefonanlage kann das Hinzufügen oder Verschieben eines Teilnehmers zeit- und kostenintensiv sein, während mit einer VoIP-Lösung solche Änderungen im Handumdrehen erledigt sind, ohne oder mit nur geringen Kosten.


Fazit

Unter dem Strich ist VoIP eine Lösung für alle Unternehmen, die ihre Telekommunikationskosten merklich senken und gleichzeitig mehr Produktivität erreichen wollen. VoIP bietet auch nützliche Möglichkeiten und Funktionen, die in herkömmlichen Telefonsystemen nicht verfügbar sind.

Auch wenn VoIP in letzter Zeit immer beliebter geworden ist, verhalten sich einige Unternehmen abwartend, aus Angst, die Umsetzung dieser Technologie sei zu schwierig oder zu teuer. Tatsache ist jedoch, dass die hier beschriebenen Vorteile und Funktionalitäten von VoIP die möglichen Nachteile bei weitem wettmachen.

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