So konzipieren Sie Ihre UCC Strategie auf einer sicheren Basis

UCC Strategy

Um die erfolgreiche Einführung einer neuen Lösung für Unified Communications and Collaboration (UCC) im Unternehmen sicherzustellen, sollte das Top Management im Vorfeld eine einheitliche UC-Strategie festlegen. In der Regel bestehen UCC-Systeme aus mehreren Komponenten unterschiedlicher Anbieter. Durch die nahtlose Integration aller im Unternehmen vorhandener Kommunikationsdienste wird gewährleistet, dass eine reibungslose und intuitive Kommunikation und Zusammenarbeit erfolgen kann. Das Potential von UCC kann nur mit einer passgenauen Strategie voll ausgeschöpft werden. Fehlt eine kohärente UCC-Strategie, besteht das Risiko, dass die neuen Anwendungen die Komplexität für Endanwender und IT-Administratoren eher erhöhen, anstatt die Zusammenarbeit zu vereinfachen.

Beim Aufbau der optimalen UCC-Strategie sollten folgende Erfolgsfaktoren berücksichtigt werden.

Erfolgsfaktor 1: Offene Kommunikation und lückenlose Dokumentation

Projektverantwortliche sollten sich darüber im Klaren sein, dass die Umstellung auf eine UCC-Umgebung nicht nur ein reines Technologieprojekt ist. Die verantwortlichen Mitarbeiter aus der IT, der Personalabteilung und der Geschäftsleitung sollten bereits in der Konzeptionsphase eine offene und konstruktive Kommunikation führen und bei der Umsetzung zu jedem Zeitpunkt eng miteinander kooperieren. Die Teams müssen sich mit vielfältigen, sich ergänzenden – und konkurrierenden – Anforderungen, Features und Einführungsstrategien auseinandersetzen, um letztendlich die für die Endnutzer ideale UC-Lösung zu finden. Durch genaue Kenntnis über die Wechselwirkungen einzelner Anwendungen können Fehlentscheidungen vermieden werden.

Essentiell für die erfolgreiche Umsetzung der UCC-Strategie ist auch die lückenlose und detaillierte Dokumentation aller Vereinbarungen und Milestones. Viele Versäumnisse und Fehler passieren nur, weil Entscheidungen und Absprachen, die im Team getroffen wurden, nicht detailliert dokumentiert oder nicht mit allen Verantwortlichen geteilt wurden. Wenn Handlungen nur auf Annahmen basieren, sind Probleme vorprogrammiert. 

Erfolgsfaktor 2: Frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter (Endanwender)

Die Mitarbeiter sind ein wichtiger Teil des UC-Projektes und sollten von Beginn an in die Planung und Konzeption eingebunden werden. Ein UCC-System kann nur erfolgreich sein, wenn es Funktionen bietet, die die Mitarbeiter auch nutzen wollen und die ihren Arbeitsalltag durch eine Prozessoptimierung spürbar erleichtern. Der Status Quo der Mitarbeiter sollte klar definiert werden, um die Umstellung auf eine stimmige UC-Umgebung sorgfältig planen zu können. Stellen Sie fest, welche Tools die Mitarbeiter derzeit nutzen und ziehen Sie auch diejenigen in die Betrachtung mit ein, die nicht zu den offiziellen Kommunikationsmitteln in Ihrem Unternehmen zählen. Eventuell arbeiten Ihre Mitarbeiter mit speziellen Apps oder eigenen Geräten, weil ihnen diese eine bessere, flexiblere oder mobilerer Kommunikation mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern ermöglichen. Ihre Nutzer sind die wichtigste Informationsquelle, wenn es darum geht, festzulegen, welche Tools für eine einheitliche Kommunikation und Zusammenarbeit am Nützlichsten sind. Die Ergebnisse werden zeigen, ob für Ihren Betrieb die UC-Lösung eines einzelnen Herstellers ausreicht oder ob Sie eine UC- Umgebung konzipieren müssen, die sich aus unterschiedlichen Teillösungen zusammensetzt. 

Bringen Sie bewusst Mitarbeiter mit unterschiedlichem Erfahrungshintergrund zusammen. Ermuntern Sie sie dazu, ihre Meinung zu den geplanten Neuerungen vom individuellen Standpunkt aus zu schildern. Oft kommen dabei gute Ideen zur Sprache und Sie profitieren von Einschätzungen, die unberücksichtigt bleiben, wenn sich ausschliesslich das Projektteam mit der UCC-Strategie auseinandersetzt.

Erfolgsfaktor 3: UCC-Technologien kennen und bewerten 

Je komplexer die Umstellungen für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen sind,  desto wichtiger ist es, sich intensiv damit auseinanderzusetzen, welche UC-Plattform die Anforderungen am besten erfüllt und wie sie in der Praxis arbeitet. 

Dieser Lernprozess kann mehrere Wochen oder einige Monate dauern. Denn eine UCC-Lösung bringt hoch spezielle Anforderungen mit sich, mit denen selbst erfahren IT-Serviceteams nicht immer im Detail vertraut sind. Ein guter Überblick und ein ausreichend tiefer Einblick in die unterschiedlichen UC-Technologien, die technischen Anforderungen und die möglichen Einführungsstrategien ist einer der wichtigsten Faktoren, um beim Aufbau einer UCC-Strategie die richtigen Entscheidungen treffen zu können und zu gewährleisten, dass Ihr Unternehmen langfristig von der Lösung profitiert. 

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Erfolgsfaktor 4: Herstellerübergreifende Interoperabilität und Infrastruktur

Wenn Sie eine UCC-Lösung implementieren, die sich aus verschiedenen Systemen, Techniken und Software unterschiedlicher Anbieter bzw. Hersteller zusammensetzt, sollten Sie bereits im Vorfeld abklären und sicherstellen, dass alle Komponenten reibungslos miteinander interagieren. Dazu zählen auch UC-Server, Telefonanlagen und Endgeräte. Nur wenn dies der Fall ist, können die Informationen den Nutzern effizient bereitgestellt werden. Die Interoperabilität von UC-Hardware und UC-Software hat sich in den letzten Jahren stark verbessert. Dennoch ist es ratsam, bei komplexen UCC-Projekten mit einem Spezialisten für Systemintegration zusammenzuarbeiten, um zu gewährleisten, dass alle Bausteine nahtlos ineinandergreifen. 

Die Collaboration Tools werden auch Ihre Netzwerkinfrastruktur vor neue Herausforderungen stellen: Telefondienst mit Anwesenheitsinformationen, Standortinformationen und Suchfunktion, Instant Messaging, Webkonferenzen, Document Sharing und Rich Media verursachen einen erhöhten Traffic. Sorgen Sie dafür, dass Server, Router und Datenverbindungen diesen Traffic bewältigen können. Berücksichtigen Sie auch zukünftige Entwicklungen, wie die Einbindung weiterer User ins System. Zudem sollten die Sicherheitssysteme sowie die Anforderungen an das WLAN geprüft und bewertet werden. 

Erfolgsfaktor 5: Schrittweise Einführung, Tests und Anwendertraining

Eine phasenweise Einführung der neuen UCC-Lösung ist ratsam, das zeigt unsere Erfahrung immer wieder aufs Neue. Der Rollout sollte Nutzergruppe für Nutzergruppe und Standort für Standort erfolgen. Das bietet den grossen Vorteil, dass erste Unzulänglichkeiten sofort erkannt und die Learnings auf das weitere Vorgehen angewendet werden können. Die nachfolgende Einführung an weiteren Standorten kann dann meist problemlos umgesetzt werden. Eine gute Strategie beim Rollout ist es, in einer Pilotphase nur Power User oder technisch versierte Nutzer einzubinden. Sie können die UC-Suite und all ihre Funktionen auf Herz und Nieren testen und wertvolles Feedback geben, bevor die Lösung final implementiert wird. 

Viele UC-Komponenten und Teillösungen, wie die Vermittlerlösung talkbase, sind so konzipiert, dass sie ohne grossen Schulungsaufwand sofort genutzt werden können. Bei umfassenden UCC- Systemen, die verschiedene Kommunikations- und Collaborations-Applikationen umfassen, sollte jedoch ein professionelles Nutzertraining erfolgen – auch wenn die Mitarbeiter bereits mit gewissen UC-Applikationen, wie Instant Messaging oder Videokonferenz, vertraut sind. Denn Ihre UCC-Lösung wird zahlreiche neue Features beinhalten. Letztendlich wirken sich Know-how und Akzeptanz der Nutzer auf den ROI der UCC-Lösung aus. Deren volles Potenzial hinsichtlich der Produktivitätssteigerung kann sich nur entfalten, wenn alle Mitarbeiter die neuen Arbeitsmittel akzeptieren und die gesamte Bandbreite der Funktionen versiert und konsequent anwenden.


Unternehmen sind gut beraten, wenn sie bei der Entwicklung der idealen UCC-Strategie die wichtigsten Erfolgsfaktoren und die wichtigen Trends für Unified Communications berücksichtigen. Dieses Vorgehen unterstützt Sie dabei, die richtige Lösung zu finden – sei es die Zusammenführung und Integration verschiedener Plattformen oder eine eigenständige UCC-Lösung.

Einer der wichtigsten Bausteine einer komplexen UCC-Umgebung ist eine einheitliche Applikation für die Telefonie. Die professionelle, webbasierte Vermittlerlösung talkbase bietet alle Funktionen für eine effiziente Steuerung der Anrufe im Unternehmen. Sie kann als Teillösung für ein UCC-System oder als eigenständige UC-Applikation eingesetzt werden. Wir teilen unser Know-how rund um die Integration von UCC mit Ihnen und beraten Sie umfassend und unverbindlich.

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